トランスミッションなど自動車の駆動系部品を強みとする株式会社リノメタル（旧社名：株式会社フジキン　以下、リノメタル）　は、紙の領収書を前提とした経費精算業務の電子化を計画。アグレックスは、グローバルで高シェアを獲得している「SAP Concur」導入を支援し、経費精算業務の“新しい働き方”実現を後押しした。

経理担当者に負荷がかかる紙ベースの経費精算

リノメタルは、トランスミッションやステアリング部品など自動車の駆動系・機能部品を手がける金属加工会社。埼玉県八潮市の本社では、月に約800万個の部品が生産され、国内の自動車部品メーカーへ納入される。精密プレス加工を強みとする同社部品の品質の高さは定評があり、国内外の主要17社の自動車メーカーで採用されている。
リノメタルは近年、働き方改革の一環として、紙ベースの経費精算業務の効率化を目標の一つに定めていた。従来の経費申請は、まず社員各自が共通様式のExcelファイルに、経費の金額や目的を入力してプリント。これを領収書の現物とともに経理担当へ提出するという流れであった。
経理業務で感じていた課題について、経営管理部の磯辺雄太氏は「Excelで数字を誤入力したり、必須項目が抜けている申請書が多く、複数人でチェックしてから振込処理を行う手間が必要でした」と言う。また、誤りが見つかった場合は、提出の承認者となった上長に差し戻す手間も大きな負荷であった。
こうした作業は、特に月初に集中していたと同部の浄閑真璃子氏は続ける。「月初は通常でも忙しい時期ですが、経費申請をした人にはできるだけ早く処理してあげたいという思いもあります。通常業務を止めて処理を行うことが影響し、残業も増えがちでした」。
同社の荒金賢治社長はこう振り返る。「働き方を変えるために、システム化は急務。数字をチェックしたり、差し戻しをする手間をなくし、時間をより付加価値を生み出す目的に使えるようにしたいと考えました」。

80人規模に“ちょうどいい”経費精算クラウド

リノメタルは、経費精算業務のシステム化に向けて、2018年より候補製品の情報収集をスタートした。必須とした条件は、従来の申請〜承認の手順や会計ルールを踏襲できるカスタマイズ性。そして、リノメタルが近年取り組んできた業務基盤のクラウド移行の流れに沿うクラウドサービスであること、そしてスマホから経費申請・承認が行える点も条件とした。
具体的な製品決定には至っていなかった2019年半ば、状況に大きな変化がもたらされた。経営管理部の鈴木朋宏氏は「当時、社内ではアグレックスによって生産管理システムの導入プロジェクトが進行中でした。その担当者との会話の中で、『SAP Concur』を薦められたのです」と振り返る。
世界的に高シェアを持つ「SAP Concur」は、国内市場では従業員数千人規模の企業で先行事例が多く“大規模向き”の印象を持たれがちだが、実際には社員100人未満の企業でも導入が急速に進んでいる。「ラインナップの『Concur Expense Standard』は初期費用が割安なのに加え、利用する社員数に応じた従量制の月額課金。社員80名の当社にとって、“ちょうどいいシステム”だと感じました」（鈴木氏）。また、荒金社長は「経費精算で世界トップクラスのシェアを持ち、当社でも注目していた製品。機能面は条件を十分に満たし、アグレックスへの信頼もあり、一緒にやろうと決断しました」。そして2019年9月、「SAP Concur」の導入が正式決定した。

スマホを軸とした経費精算のワークフローを構築

導入プロジェクトは、リノメタルの経費精算業務の流れと会計ルールをアグレックスがヒアリングし、それを「SAP Concur」にパラメータ設定していく手順で進められた。導入後の経理担当者の負荷を減らすため、監査ルールを詳細に設定することが重要だったと磯辺氏は振り返る。「たとえば、日当を入力する欄の値が上限を超えていたり、旅費精算で現地での滞在開始・終了時刻が入力されていない申請は、送信できないようにする。しっかりしたチェック機構を設けることで、従来のような誤入力や記入漏れをなくせると考えました」。
これと並行して、社員が経理提出前に行っていた、上長から承認を得る手順を組み込んだワークフローも構築された。「紙に承認印をもらう際、上長が在席しているタイミングをうかがったりと申請者が気を使う必要がありました。新しいワークフローでは、スマホで好きな時に経費申請でき、受け取った上長も都合のいい時間にスマホで承認できるので双方にメリットが生まれます」（鈴木氏）。
また、アグレックスは、「SAP Concur」を既存ERPと連携させるブリッジ機能の開発も実施した。「経費情報は最終的にERPに渡す必要がありますが、『SAP Concur』のCSV出力機能で書き出したデータは、ERPの勘定科目に揃えるため一手間が必要。そこでアグレックスに “誰でも使えるようにしてほしい”とお願いし、ワンクリックでERPの勘定科目に読み替えた経費データを生成可能になりました」（鈴木氏）。

サービス間連携でより使いやすいシステムへ

2020年8月の「SAP Concur」本稼働に先立ち、社員に向けて新しい経費申請ルールが周知された。「複合機で領収書をスキャンして、パソコンから経費申請を行うこともできますが、我々の推奨はスマホで領収書を撮影して申請する方法。スマホならではの手軽さもあって、特に抵抗感なく移行してもらえました」（磯辺氏）。
経理担当者として実感する導入メリットについて浄閑氏は「申請書の確認作業が、一切不要になりました。システム上で厳格な監査ルールが設けられたことで、申請内容の不備による差し戻しも現状ゼロです」。時間に余裕が生まれたことで、「この秋に新設された社長室の仕事を兼務するようになりました。会社全体に関わる業務に時間を使えることに働きがいを感じます」（浄閑氏）。
今、リノメタルが計画しているのが、社員側が入力作業を極力行わずに経費申請ができる、自動化の仕組みづくり。まず、コンカー社がロードマップに掲げている「SAP Concur」とSuicaとのサーバー間連携の実現を待ち、カードリーダー不要でSuicaから鉄道・タクシー等の利用履歴を自動取り込みできるようにする計画だ。
そしてもう一つの自動化は、クレジットカードの利用履歴の「SAP Concur」への取り込み。リノメタルが目指すかたちは、自社のコーポレートカードを社員に支給するというものだ。会社請求分も、個人用途のものもすべてコーポレートカードで決済し、代金は個人口座から引き落とされる。社員が、会社請求にする項目を選ぶだけで経費申請の代わりとなり、使いやすさの大きな向上が期待できる。「アグレックスは、クレジットカード会社との強いパートナーシップもあると聞いていますので、『SAP Concur』とコーポレートカードの連携でも、引き続きアドバイスをいただければと思います」（鈴木氏）。

アグレックスも自社で「SAP Concur」を利用しており、監査ルールの設定の考え方や、電子帳簿保存法に対応するための申請手続きなど、実践的なアドバイスをいただきながらスムーズに進めることができました。 今回、経費精算を電子化できましたが、人事や勤怠管理など、会社のPCが必要な業務はまだまだあります。アグレックスには引き続きITパートナーとして、業務システムのクラウド化と、新しい働き方の実現をお手伝いいただければと思います。（鈴木氏）

コロナ禍のもと、リノメタル様と資料を共有しつつ、メールと電話で開発要件を詰めていく進め方となりましたが、ご担当の皆様のご協力で無事に完遂できました。最終段階で、設定完了した「SAP Concur」の画面をお見せし、承認をいただけた時は大きな達成感がありました。これからも、ペーパレス化やテレワーク化を検討中のより多くのお客様に「SAP Concur」を提案していきたいと思います。