社内導入におけるプロセスイノベーションとマイニングの効果検証【第3回】
第3回：ついに本番運用へ
デジタルトランスフォーメーション事業本部
ビジネスイノベーション事業部
BPMソリューション部
部長 荒谷 剛
【プロフィール】
入社以来基幹系システムを中心に設計、開発、PMに従事
その後脱Notes intra-mart移行案件の提案や、プロジェクトの責任者を担当、
現在はintra-mart開発事業を統括
【保有資格】
PMP(Project Manager Professional)
Signavio Process Manager 認定
Signavio Process Intelligence 認定
コラム概要
アグレックスは、働き方改革を積極的に推進し、業務の効率化・自動化を行っています。既存のIT資産を「使い続ける」と共に、 クラウドやAI、IoT、RPAなどの新技術・サービスを「組み合わせて使う」ことで、 変化やニーズに対応できる先進技術への移⾏を行っています。
本コラムでは当社の社内業務で、プロセスイノベーションとマイニングを実践し、その実際の効果について全4回でお届けします。
アジェンダ
【2021年6月18日配信】
第3回：ついに本番運用へ
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第3回：ついに本番運用へ
第2回では、PoCと実装開発の苦労について、ご紹介をしました。第3回では、本番運用までの過程についてご紹介します。
- ※アグレックスとネオアクシスは2021年4月に合併しました。
いよいよBPMを利用した業務が本番稼働を迎えることができました。BPMでは、一連のプロセスにおいて、現在のタスクがどこまで進んでいるか？だれがそのタスクを実行すべきか？過去どのような内容を登録したか？といったことが業務フロー上に表現されます。
intra-martにログインすると、マイポータルの「個人タスクポートレット」に自分自身のタスクが一覧で表示されます。処理するタスクを選択すると、画面が遷移します。
入力が完了すると、タスクが次に処理をすべき担当者にバトンタッチされていきます。この仕組みにより確実にタスクが引き継がれ、処理漏れを防ぐことができます。
本番当初は、戸惑いもありましたが、直感的に操作できるユーザーインターフェースのためユーザーからの問い合わせも徐々に減っていき、現在はすっかり定着しています。
また、管理者はBPM上で、プロセス全体のタスクがどのような状態かを確認することができます。
処理待ちがどのタスクにどの程度発生しているのか、業務に異常はないかなどをすぐに業務フロー上で確認することができます。
また、タスクごとに平均処理時間を確認できるため、ボトルネックプロセスを洗い出すことも可能です。
図4のとおり、本番運用後は見積押印申請タスクに多くの時間がかかっていることがわかります。この処理を先に進めると、電子印影つきの見積書が出力できるようになりますが、見積の承認（決裁）を待たないと処理を進めることができないタスクであるため、intra-martとは別のシステムの処理結果を受けて、タスクを進めることができるよう設計しています。
そのため、当初からこのタスクは時間がかかることが想定されていましたが、事実として結果に表れています（執筆時点で平均処理時間は3日）。このタスクは、運用の見直しが必要かもしれません。 BPMは、継続的な業務改善のサイクルを回していくことで効果を発揮します。タスクの中で、非効率な業務がある場合は見直しを行い、システムをアップデートしていくことを前提としています。実際に運用が始まった後でも業務フローの見直しを行い、システムの変更も行っています。
図5の例では、見積押印申請と見積書出力の間にある条件の場合はプロセスを中止して完了する分岐を追加しました。このように運用が開始した後でもフローの見直し、システムへの反映が容易にでき、プロセスフローのバージョンによって明確に分離、管理することができます。ユーザーがどのバージョンのプロセスフローで処理をしているか、意識する必要はありません。
最後にSignavio PI(SPI)との連携についてご説明します。BPMで処理されているすべてのタスクはログに残ります。以前のコラム にて、SPIでプロセスマイニングを行うためには、
- いつ（When）
- 何のプロセス（What）
- 何をした（How）
という3つの情報が必要だとご説明しましたが、BPMでは、これらのデータが自動的に蓄積されています。したがってプロセスマイニングに必要なログは、容易に取得可能です。
プロセスマイニングでは、プロセスの遷移のパターンと、どこの経路に時間がかかっているのか、また標準プロセスと実際の処理との乖離を分析することが可能です。これで業務分析を行う基盤は整いました。