会社には、eラーニングの受講費用や受験費用を全額負担してもらいました。受験経験者や他の受験予定者を集めた勉強会も開催されたので、そこで自己学習時に感じた疑問点・不明点を解消できたほか、出題の傾向や試験会場の雰囲気などの情報共有ができたのがありがたかったです。

ちょうど受験時期が繁忙期と重なっていたため、休日の育児の合間や通勤時間などを学習時間にあてていました。ただ、細切れの学習だと非効率的だったので、試験前の2週間は最後の追い込みとして休日の育児を家族に任せて、まとまった時間で学習を進めました。

自分一人だけだとどうしても勉強へのモチベーション維持が難しい部分があったのですが、一緒に机を並べて勉強する仲間がいたこと、自分より先に受験した人が合格できたという声を聞けたことが、モチベーションアップにつながったと思います。

OCEB資格勉強で学んだことは、事務処理の効率化・エラー削減に役立っています。

例えば、これまで営業から依頼される文書発行の申請はさまざまあり、物によって対応方法が異なっていました。その影響でイレギュラー対応が頻発し、管理工数の増大や事務処理ミスにつながって非効率的だったため、RPAを活用し、現在どのような処理が必要なのかを自動的に一覧化するなど、申請に必要な情報の完全性を担保する仕組みを作りました。この改善により、作業者による判断や手作業によるミスの軽減と工数の削減を実現できています。

そのほかにも、データ入力の自動化、ドキュメント管理の効率化などさまざまな事務処理においてOCEB資格で学んだ手法を取り入れています。一人ひとりのスキルに依存するようなやり方だと回らなくなってしまうので、業務プロセスをフロー図として書き出して全員の認識を揃えられるようにしました。

BPMは、潤滑油や空気の入れ替えのような役割をしてくれるものだと思います。

事務プロセスの複雑化にはさまざまな要因がありますが、昨今はDX化の過渡期にあることも原因の一つだと思っています。例えば、電子契約を取り入れている会社と取り入れていない会社とでは、契約締結のやり方がまったく異なります。契約処理のやり方が変わるとその分業務プロセスが複雑化してしまうわけです。これを「一定のクオリティを保ちながら誰でも簡単にできる業務」にし続けるためには、BPMによって暗黙知を明示化したり、継続的に業務プロセスを見直したりして、空気を入れ替えることが必要不可欠です。

個人的には、プロセスの見直しには「常に疑ってかかること」が大切だと思っているので、従来のやり方に固執せず「業務の5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）に非効率な点がないか？」「今後あるべき姿はどうか？」を意識するようにしています。事務作業にはイレギュラーが付きものですが、非効率なままで常態化させないためにも、なるべくマニュアルに落とし込んだり対応者を都度変えたり、勉強会を開催したりしています。同時にそもそもイレギュラーが発生しない仕組みをつくるのも大切ですね。

少子化による労働人口の減少、働き方の多様性などの社会的背景により、今後は業務のムリ・ムダ・ムラの削減やプロセス標準化・平準化がこれまで以上に重要になってくると考えています。工数や処理不備リスクを削減するという目的も確かに重要ですが、誰か一人のスキルに依存せずに多様な人材が効率的に業務を進めるためには、業務プロセスの改善が不可欠です。そのため、BPMはどの企業でも必要なものになると思います。

契約処理業務においては、契約管理プラットフォームやAIツールの登場により、今後もトレンドが目まぐるしく変化することが予想されます。また、アグレックスの取引先もグローバル化が進んでいる可能性があります。

今後の変化に迅速に対応できるように、時代に合った最新のツール導入や運用ルールの改定、そしてワークフローの申請者や事務処理対応者の教育などを、先頭に立って取り組みたいと考えています。OCEB資格で得た知識を活かし、これらの変化に柔軟に対応し、企業全体の事務処理の効率化と品質向上を目指していきたいです。